Transferência para eventos: dicas para a organização

Já refletiu sobre como a experiência do participante começa antes mesmo de chegar ao evento? Se enfrentar dificuldades para se locomover pode desanimar qualquer um, não é mesmo? Por isso, já pensou em oferecer opções de transporte exclusivo para o evento?

Com planejamento e organização, é possível agregar mais valor ao evento e facilitar a chegada e o acesso do público. Tudo com estratégia! Quer saber como colocar essa ideia em prática? Neste post, a Sympla apresenta várias dicas, confira! 

O que significa transfer?

O serviço de transferência ou translado consiste no transporte personalizado de pessoas de um lugar para outro. Pode ser oferecido, por exemplo, por um hotel, para levar e trazer seus hóspedes do aeroporto ou rodoviária com mais conforto e comodidade. 

No contexto de eventos, o serviço de transferência é disponibilizado para facilitar o acesso dos visitantes ao local. Assim, pode partir de rodoviárias, estações de metrô ou outros locais estratégicos que sejam de fácil alcance para um grande número de pessoas.

Por que considerar oferecer serviço de transporte em eventos?

Disponibilizar um serviço de transporte em seu evento pode ser um diferencial interessante para atrair mais público. Esse benefício é especialmente valioso quando o local do evento não é facilmente acessível por transporte público. 

Dessa forma, o transporte facilita a ida e a volta dos participantes, tornando o trajeto mais conveniente e confortável. É também uma opção interessante para garantir a segurança do público em eventos noturnos ou em áreas mais distantes e isoladas. 

Como organizar o serviço de transporte para eventos?

Está pensando em oferecer esse serviço como uma vantagem para os participantes de seu próximo evento? Então, é fundamental pensar em todos os detalhes com um planejamento adequado para garantir que as viagens ocorram sem problemas e realmente facilitem o acesso ao local. 

A seguir, a Sympla apresenta alguns pontos a serem considerados ao organizar um serviço de transporte para eventos, confira! 

Funcionamento do serviço

O primeiro passo é determinar como o serviço vai funcionar. Uma boa ideia é disponibilizar o transporte como uma opção adicional, para que o participante possa escolher se deseja aderir ou não. 

Número de veículos disponíveis

Também é importante estimar a quantidade de pessoas que precisarão do serviço para definir o número de veículos necessários. Nem todos os participantes optarão pelo transporte, muitos preferem ir de carro. Por isso, é recomendável fazer uma estimativa, realizando pesquisas de interesse. 

Lembre-se de disponibilizar um número maior de lugares do que a estimativa de participantes. Dessa forma, você consegue atender à demanda e ter uma margem para acompanhantes. 

Experiência do usuário

O transporte, muitas vezes, é o primeiro contato do público com o evento. Portanto, essa etapa também requer atenção para garantir uma boa experiência ao usuário. 

Em dias quentes, por exemplo, certifique-se de que os veículos têm ar-condicionado ou ventilação. A música ambiente também pode criar um clima mais descontraído e deve ser diversificada, para agradar a todos os gostos. Além disso, é importante verificar se os veículos oferecem acessibilidade para pessoas com deficiência ou mobilidade reduzida.

Pontos, rotas e horários de embarque

Outro aspecto a ser considerado são os pontos de partida. Não adianta oferecer um transporte se ele, por exemplo, sai de um local de difícil acesso para a maioria dos participantes. Portanto, opte por locais movimentados, onde as pessoas consigam chegar facilmente de carro, metrô, trem e ônibus. 

Analise a demanda pelo transporte para eventos em cidades próximas, nas regiões metropolitanas e em diversos pontos da cidade. Você pode oferecer mais de uma rota!

Defina também as rotas a serem feitas, priorizando caminhos com menor tráfego, e os horários de embarque. É recomendável que o transporte não chegue muito em cima da hora do início do evento. Dessa forma, as pessoas terão tempo para fazer o check-in com tranquilidade.  

Cuidados essenciais

Por fim, certifique-se de alguns cuidados básicos para garantir o sucesso do seu serviço de transporte:

• Evite a superlotação;
• Garanta o cumprimento dos horários estabelecidos;
• Verifique antecedentes criminais no caso de contratação de profissionais autônomos;
• Certifique-se de que os veículos e motoristas estejam em conformidade com as normas de trânsito e a legislação;
• Avalie a limpeza e a manutenção dos veículos da frota;
• Invista em sinalização para facilitar a localização dos veículos pelos participantes;
• Tenha um plano alternativo caso o serviço falhe. 

#DicaSympla: Medidas de segurança essenciais para um evento acontecer

Já havia considerado a possibilidade de oferecer transporte para eventos? Como visto, essa é uma opção interessante que pode agregar valor aos eventos e facilitar o acesso do público. No entanto, é fundamental organizar o serviço com antecedência para proporcionar uma experiência perfeita.

 A Sympla auxilia você a garantir toda a visibilidade e organização que seus eventos merecem. Acesse o site e descubra como podemos te ajudar! ?

Por onde começar? Escolhendo os fornecedores e prestadores de serviço

Selecionar fornecedores de confiança é crucial, afinal, estamos falando da segurança e do conforto dos seus participantes. O fornecedor deve ter uma frota segura, confortável, além de motoristas atenciosos e pontuais. É por isso que a Squad, solução de transporte rodoviário para eventos, se juntou ao Sympla Conecta. Em outras palavras, este é um fornecedor verificado, com o padrão de qualidade da Sympla. Trata-se de uma empresa do Grupo Águia Branca, com mais de 76 anos de experiência. 

O RD Summit 2024, por exemplo, incorporou os serviços da Squad à Sympla para otimizar a logística dos participantes de São Paulo e cidades próximas. O funcionamento é simples: quem adquire seu ingresso para o evento pode acessar “itens adicionais” no app e escolher o ponto de partida ou modalidade desejada para comprar o transporte também. Poucos cliques e muita segurança.

Gostaria de saber se uma solução assim pode ser aplicada ao seu evento? Fale com um de nossos consultores para obter mais informações sobre a integração!